¿Qué hacer si tu empresa es auditada después de realizar una destrucción fiscal?

En México, la destrucción fiscal es una herramienta valiosa para las empresas que buscan depurar inventarios obsoletos o dañados y, al mismo tiempo, obtener beneficios fiscales. 

Este proceso debe ejecutarse con estricto apego a la normativa del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para evitar sanciones. Si tu empresa ha llevado a cabo una destrucción fiscal y posteriormente es objeto de una auditoría, es crucial estar preparado para demostrar el cumplimiento de todos los requisitos legales.

¿Qué es la destrucción fiscal y cuál es su propósito?

La destrucción fiscal en México se refiere al proceso autorizado por el SAT mediante el cual una empresa puede eliminar físicamente bienes o productos que han perdido su valor comercial, ya sea por caducidad, deterioro o desuso. 

Este procedimiento permite a las empresas deducir el valor de los bienes destruidos de sus ingresos acumulables, optimizando así su carga fiscal.

¿Cuáles son los pasos para realizar una destrucción fiscal conforme al SAT?

Para asegurar que la destrucción fiscal sea reconocida y aceptada por el SAT, es fundamental seguir estos pasos:

1. Notificación al SAT: Presentar un aviso de destrucción de mercancías a través del portal del SAT con al menos 30 días de anticipación a la fecha programada para la destrucción. Este aviso debe incluir detalles como la descripción de los bienes, cantidad, valor en libros, fecha, lugar y hora de la destrucción.

2. Ofrecimiento en donación (En caso de requerirse): Antes de proceder a la destrucción, los bienes deben ser ofrecidos en donación a instituciones autorizadas para recibir donativos deducibles. Si ninguna institución acepta la donación en un plazo de cinco días, se puede proceder con la destrucción. Recuerda que deben ser productos de subsistencia humana. Cualquier otro producto se puede destruir omitiendo este paso.

3. Ejecución de la destrucción: Llevar a cabo la destrucción en la fecha, hora y lugar indicados en la notificación.

4. Documentación del proceso: Registrar todo el procedimiento mediante actas notariales, fotografías y videos que evidencien la destrucción efectiva de los bienes.

5. Registro contable: Asentar en la contabilidad de la empresa la baja de los bienes destruidos, reflejando la deducción correspondiente en el ejercicio fiscal en que se realizó la destrucción.

Cómo llevar un control adecuado de los bienes destruidos para deducción fiscal en México

¿Qué hacer si tu empresa es auditada después de una destrucción fiscal?

Si tu empresa es objeto de una auditoría tras haber realizado una destrucción fiscal, es fundamental seguir estos pasos:

1. Verificar el cumplimiento de los plazos de conservación: Asegúrate de que los bienes destruidos hayan cumplido con el periodo mínimo de conservación de cinco años establecido por la ley.

2. Presentar evidencia de la destrucción: Es recomendable contar con registros que demuestren la destrucción, como certificados emitidos por empresas especializadas en destrucción, así como evidencia fotográfica, es mejor si se tienen registros de los documentos ante notario para las fechas ciertas.

3. Colaborar con las autoridades fiscales: Proporciona toda la información y solicitada que aún esté en tu posesión y que sea relevante para la auditoría.

4. Consultar a un asesor fiscal: Busca la orientación de un profesional en materia fiscal para asegurarte de que todos los procedimientos se hayan realizado correctamente y para recibir apoyo durante la auditoría.

Beneficios fiscales para las pymes en México

¿Cómo prevenir problemas en futuras auditorías tras una destrucción fiscal?

Para evitar complicaciones en futuras auditorías, considera las siguientes recomendaciones:

• Implementar una política de retención de bienes: Establece una política clara que defina los periodos de conservación y los procedimientos de destrucción de bienes.

• Mantener registros de destrucción: Conserva certificados o actas que acrediten la destrucción, incluyendo detalles como la fecha, el método de destrucción y los tipos de bienes destruidos.

• Realizar auditorías internas periódicas: Evalúa regularmente tus prácticas de gestión  para asegurarte de que cumplan con las normativas vigentes.

• Capacitar al personal: Asegúrate de que los empleados estén informados sobre las políticas de retención y destrucción y la importancia de cumplir con ellas.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si destruyo bienes antes del periodo establecido?

Destruir bienes antes de cumplir el periodo de conservación puede resultar en sanciones por parte de las autoridades fiscales.

¿Cómo puedo demostrar que realicé una destrucción fiscal adecuada?

Es recomendable contar con certificados de destrucción emitidos por empresas especializadas que incluyan detalles como la fecha, el método de destrucción y una descripción de los bienes destruidos.