La importancia del acompañamiento de un notario en la destrucción fiscal

Cuando una empresa decide destruir productos obsoletos, caducos o inservibles, ya sea por razones operativas o fiscales, no basta con hacer el proceso internamente. 

Para que esa destrucción sea deducible fiscalmente y aceptada por el SAT, debe estar debidamente documentada. Y uno de los elementos clave en ese proceso es el acompañamiento de un notario público.

Este respaldo legal puede marcar la diferencia entre una destrucción válida ante la autoridad o un procedimiento cuestionado que podría derivar en multas y pérdidas fiscales.

¿Por qué es necesario un notario en la destrucción fiscal?

El SAT exige que, para hacer válida la deducción de inventario destruido, el contribuyente demuestre que:

• El producto realmente fue destruido

• Se siguieron los protocolos establecidos en la legislación

• No hay beneficios personales derivados de la destrucción

• Existe un registro legal del proceso

El notario público, al dar fe de los hechos, valida la autenticidad del evento y otorga seguridad jurídica a los documentos generados.

¿Qué valida el notario durante la destrucción?

Durante el acto de destrucción, el notario da fe de:

• La existencia y cantidad de los productos a destruir

• El lugar y condiciones del proceso

• La identidad del representante legal de la empresa

• El método de destrucción utilizado

• El destino final de los residuos, en caso de ser peligrosos o de manejo especial

Este respaldo puede presentarse en una acta notarial, la cual se anexa a los papeles de trabajo y puede ser solicitada por el SAT en una revisión.

¿Qué pasa si destruyes sin acta notarial?

Aunque existen otras formas de demostrar la destrucción (como video, fotografías, bitácoras firmadas), sin una acta notarial el proceso queda mucho más vulnerable ante una auditoría.

El SAT podría:

• Rechazar la deducción fiscal por falta de evidencia legal

• Aplicar multas por omitir ingresos o simulación

• Cuestionar el inventario reportado en declaraciones anuales

• Incluso considerar el acto como una maniobra para evadir impuestos

Por eso muchas empresas prefieren contratar servicios especializados que ya incluyen el acompañamiento de notarios y la logística de destrucción.

¿Qué tipo de destrucciones requieren notario sí o sí?

Aunque la ley no obliga siempre al notario, se recomienda fuertemente su participación en estos casos:

• Productos con valor fiscal elevado

• Mercancías bajo el programa IMMEX

• Inventario caducado en el sector farmacéutico o alimenticio

• Activos con marca registrada o propiedad intelectual

• Procesos que generen residuos peligrosos o de manejo especial

En particular, en esquemas como IMMEX, la destrucción debe documentarse correctamente para evitar la pérdida del beneficio fiscal. Puedes leer más en Las 4 salidas legales para un producto IMMEX que no vas a exportar 

¿Qué debe contener el acta notarial?

Un acta notarial de destrucción debe incluir:

• Fecha, hora y ubicación del evento

• Detalle del producto (cantidad, lote, descripción, valor)

• Método de destrucción (triturado, incineración, etc.)

• Firmas del notario y representantes de la empresa

• Testigos, si los hay

• Fotografías anexas y número de folio notarial

• Si aplica, mención de la empresa recolectora autorizada

Este documento se convierte en parte fundamental de los papeles de trabajo del contador, quien puede incluirlo en la declaración anual o ante cualquier revisión fiscal.

Preguntas frecuentes 

¿El notario reemplaza a la autoridad fiscal?

No. El notario no sustituye al SAT ni a la SEMARNAT. Solo da fe de que el evento ocurrió bajo los términos indicados.

¿Se puede deducir sin notario?

Es posible, pero mucho más riesgoso. Requiere más evidencia y justificación técnica.

¿Qué costo tiene un notario?

Depende del volumen de producto y la duración del evento, pero suele ir de $5,000 a $20,000 pesos en promedio.

¿Aplica también para residuos?

Sí, especialmente si se trata de residuos de manejo especial o residuos peligrosos.